Voorschot

Op het moment dat de subsidie wordt toegekend, heeft u het toegekende bedrag nog niet in handen. Toch kan het nodig zijn alvast over een deel te beschikken voor uw voorbereidingskosten. Hiervoor is de bevoorschotting. Bij subsidies tot 10.000 euro  krijgt u het totale bedrag als voorschot uitgekeerd. Bij subsidies daarboven krijgt u 75 procent als voorschot.

Of u meteen het volle bedrag ineens krijgt uitbetaald of in termijnen, is onder meer afhankelijk van de duur van de activiteit en of u veel kosten binnen een korte tijd moet betalen.

Na afloop van uw activiteiten stelt de Provincie het definitieve subsidiebedrag vast. Dan is immers pas duidelijk wat alles heeft gekost en of u de afgesproken prestaties heeft geleverd.

Prestatiebewijs

In de beschikking staat hoe u bewijst dat u de afgesproken prestatie heeft geleverd. Dit is het prestatiebewijs. Het kan variëren van een foto van een voorstelling tot een reeks facturen. Voor elke beschikking wordt naar de meest voor de hand liggende vorm van prestatiebewijs gezocht.

Als u óók subsidie krijgt van de Europese Unie of het Rijk dan kunt u de bewijsstukken daarvoor ook gebruiken voor de Provincie. U moet dit wel tijdig laten weten aan de Provincie. Stuur daarom bij uw subsidieaanvraag aan de Provincie gelijk de subsidiebeschikking van Europa of het Rijk mee.

Publiciteit

In de beschikking kan zijn opgenomen dat u publiciteit moet geven aan de geldelijke steun van de Provincie. Bijvoorbeeld door een zin als 'Deze activiteit is mede mogelijk gemaakt door de provincie Zeeland' op te nemen in uitnodigingen, programmaboekjes, op posters of toegangskaartjes. Als u deze voorwaarde niet nakomt, kan dat leiden tot een verlaging van de subsidie met maximaal 5000 euro.

Definitief subsidiebedrag

In de beschikking staat welke stukken u aan de Provincie moet geven om aan te tonen dat u de gemaakte afspraken bent nagekomen. Aan de hand van deze verantwoording wordt de subsidie definitief. De procedure van verantwoorden hangt af van de hoogte van de subsidie.

Bij subsidies tot 10.000 euro vraagt de Provincie alleen steekproefsgewijs een verantwoording. Het kan dus zijn dat u niet om een verantwoording wordt gevraagd. Dan krijgt u binnen 22 weken na afloop van uw activiteit een beschikking van de Provincie waarin de subsidie definitief wordt vastgesteld op het maximale bedrag dat u heeft aangevraagd. Als u wel uw prestaties moet verantwoorden, krijgt u daarover een brief van de Provincie.

Bij subsidies tussen de 10.000 euro tot en met 50.000 euro moet u uw prestaties verantwoorden met prestatiebewijzen.

Bij subsidies van meer dan 50.000 euro moet u naast prestatiebewijzen ook een financiële verantwoording met accountantsverklaring inleveren.

Bezwaar en beroep

Als het niet eens bent met een besluit van de Provincie over uw subsidieaanvraag kunt u bezwaar maken of beroep aantekenen.

Subsidieverordening en Subsidiebesluit

Alle regels en voorwaarden voor subsidie en het aanvragen ervan zijn vastgelegd in de Algemene subsidieverordening 2013 en het Algemeen subsidiebesluit 2013. Voor sommige subsidies gelden speciale regels, bijvoorbeeld vanuit de Europese Unie of vanuit het Rijk.