Archief Provincie Zeeland
De Provincie Zeeland heeft verschillende verantwoordelijkheden op het vlak van informatiebeheer. Deze zijn wettelijk vastgelegd in de Archiefwet 1995 en Wet open overheid (Woo).
De Archiefwet gaat over het bewaren, beheren en vernietigen van alle informatie die tijdens het uitvoeren van de provinciale taken wordt ontvangen of gecreëerd. Op deze pagina leest u meer over de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden. Meer details over hoe we werken met de Archiefwet leest u in de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer.
De Woo vervangt sinds mei 2022 de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het doel van de Woo is om informatie van de overheid zoveel mogelijk openbaar te maken. Meer informatie over de Woo leest u op de pagina Woo-categorieën actieve openbaarmaking.
Interne taken van de Provincie Zeeland
Bewaren en beheren van archief
Provinciale overheden moeten hun archief met zorg vormen, bewaren en beheren. Dit geldt voor alle provinciale organen:
- Provinciale Staten
- Gedeputeerde Staten
- Rekenkamer Zeeland
- Commissaris van de Koning als provinciaal orgaan en als Rijksorgaan (rijksarchief)
Vernietigen van archief
Informatie waarvan de vastgestelde bewaartermijn verstreken is, moet op grond van de selectielijst vernietigd worden.
Overbrengen van archief naar de archiefbewaarplaats
Informatie die niet vernietigd mag worden, wordt na twintig jaar overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Voor de Provincie Zeeland is dit het Zeeuws Archief. Het Zeeuws Archief zorgt voor de langdurige bewaring en de toegang tot deze archieven. Nadat de archiefstukken zijn overgebracht naar het archief worden deze openbaar, en daarmee toegankelijk voor het publiek. Dit gebeurt onder strikte voorwaarden, waarbij rekening wordt gehouden met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie.
Externe taken van de Provincie Zeeland
De Provincie Zeeland heeft ook een toezichthoudende rol over Zeeuwse overheidsorganisaties zoals gemeenten en het waterschap. Toezicht op het archiefbeheer maakt deel uit van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT).
Gemeenten en het waterschap kunnen twee soorten producten bij de Provincie Zeeland aanvragen.
- Een machtiging opschorting voor het overbrengen van archiefstukken naar de archiefbewaarplaats
- Een machtiging beperking openbaarheid
Aanvullende informatie en de voorwaarden waaraan voldaan moet worden vindt u in de Productencatalogus van de Provincie Zeeland. Deze informatie staat in machtiging opschorting en machtiging beperking openbaarheid.
Waar vindt u de archieven van de Provincie Zeeland?
Archieven van de Provincie Zeeland gaan terug tot de vijftiende eeuw. De archieven die blijvend bewaard worden zijn overgebracht naar het Zeeuws Archief. U kunt deze provinciale archieven raadplegen via de website van het Zeeuws Archief, of door de studiezaal van het Zeeuws Archief te bezoeken. Op dit moment is er een papieren archief.
Sinds 2016 bewaart de Provincie Zeeland informatie in digitale archieven. Het gaat dan om informatie waaronder digitale documenten, e-mails, websites, sociale media, et cetera. Om de inhoud van onze website vanaf eind 2017 op elke gewenste datum te bekijken gaat nu naar Archiefweb - Provincie Zeeland.
In samenwerking met het Zeeuws Archief is de Provincie Zeeland bezig met het aansluiten op het Zeeuws e-Depot. Dit biedt de mogelijkheid om digitale archieven in de toekomst te bewaren en beschikbaar te stellen.
Wat is de rol van het Zeeuws Archief bij de archieven van de Provincie Zeeland?
Het Zeeuws Archief zorgt ervoor dat de geschiedenis van de Provincie Zeeland bewaard blijft. Dat houdt in dat documenten die belangrijk zijn voor het begrijpen van lokale geschiedenis en overheidsbeleid toegankelijk zijn voor iedereen. Naast het bewaren, beheren en toegankelijk maken van historische documenten heeft het Zeeuws Archief ook een controlerende rol. De provinciearchivaris is verantwoordelijk voor het toezicht op archiefbeheer binnen de Provincie Zeeland en adviseert hierover.